Как удаленка облегчит работу

Когда мы с Аленой Целовальниковой в 2017 году создали академию, нас было только двое. Сегодня наша команда включает 24 человека, и абсолютно все они работают дистанционно. Говорить о том, что такой формат действительно эффективен, мне позволяет наш главный принцип: «Мы платим за результат». Не за старания, опыт работы или проведенное за компьютером время, а за очевидные плоды труда.

У каждой должности в команде есть свой ЦКП — ценный конечный продукт. У веб-дизайнера это не аккуратно оформленный сайт, а его конверсия. У копирайтера — не тексты без единой ошибки, а заявки после прочтения. У маркетолога — не яркая реклама, а лиды. И так можно сказать о каждом сотруднике: важен конечный результат, а не промежуточные достижения и сам процесс.

На удаленке члены команды вынуждены фокусироваться на результате, так как все остальные показатели нивелирует сам формат. Если график работы свободный, то количество отработанных часов не имеет значения. Если сам процесс создания сайта, написания текста, запуска рекламы невозможно отслеживать лично, то параметр «старание» просто не учитывается.

Кроме производственной эффективности, у дистанционной системы есть следующие преимущества:

• Сокращение расходов на содержание. Вам не придется арендовать офис, тратить средства на оплату по счетам или закупать необходимые мелочи вроде канцелярии.
• Сокращение времени адаптации сотрудников. Можно не переживать, что кто-то из новичков не вольется в коллектив или возникнут разногласия, которые отразят-ся на рабочем процессе.
• Прозрачная система контроля. Когда вы оцениваете исключительно результат, главное — четко сформулировать техническое задание и критерии проверки. В остальном вам практически нет необходимости следить за командой.
• Неизбежная автоматизация. Из-за особенностей формата работы внутренние процессы приходится автоматизировать гораздо быстрее, чем в офлайне, что значительно сокращает расход ресурсов.

И по таким принципам могут работать ВСЕ специалисты в команде малого бизнеса.

Где и как найти сотрудников

Если вы только запускаете бизнес, то рекомендую начать с онлайн-помощника (личного ассистента) — универсала, благодаря которому вы научитесь делегировать полномочия, а затем — полноценно руководить сотрудниками.

Существует множество специализированных ресурсов для поиска удаленных сотрудников (см. «Полезные ресурсы»).

Даже на сайтах для разовых заказов вы можете найти сотрудника для постоянного сотрудничества. Кроме того, можно использовать социальные сети, мессенджеры, сервисы для поиска работы, например HeadHunter, блог на сайте компании, таргетированную рекламу и рекомендации ваших же специалистов.

Универсальной схемы отбора кандидатов не существует, поэтому я просто поделюсь той, которую применяем мы. Она включает такие этапы:

• Посев объявления вакансии и поиск подходящих кандидатов.
• Анкетирование и отбор соискателей: анализ портфолио, кейсов, отзывов.
• Тестовое задание для выбранных кандидатов.
• Безокладная стажировка.
• Экзаменация и обучение.

На каждом этапе у нас заготовлены шаблоны и скрипты для всех вакансий.

Управление командой

Коммуникация с удаленными сотрудниками строится при помощи сервисов. Для хранения рабочих файлов, от заметок до масштабных стратегий, используются облачные хранилища, например, «Google Диск», «Облако.Mail».

Мы используем онлайн-ресурсы:

• корпоративная почта (Gmail/Mail) — пересылка тяжелых вложений,
• корпоративный мессенджер (Slack) — обсуждение текущих вопросов,
• программа для видеосвязи (Zoom) — проведение совещаний,
• мониторинг задач (Trello) — контроль за процессом работы.

Постановка задач — это четкий и отлаженный процесс, который регламентирует работу специалиста — от формирования ТЗ до первых результатов. Он включает четыре этапа:

• Обозначение изменения эффективности KPI.
• Постановка дедлайна.
• Обеспечение ресурсами.
• Контроль промежуточных достижений.

Постановка задач основывается не только на рациональном аспекте, но и на системе мотивации сотрудников. В удаленном формате она содержит такие параметры:

• премирование и депремирование — для этого определяется рабочая норма и степень отклонения от нее;
• оцифровка результатов — при этом мы определяем достижения сотрудников не только в цифрах, но и в суммах;
• рост сотрудников и компании — выгодная взаимосвязь между количеством задач, продажами компании и успехом специалистов.

Мотивация должна быть не только финансовая, некоторым типам сотрудников важны следующие параметры работы в команде:

• наличие свободного времени;
• публичное признание;
• новые интересные задачи;
• одобрение и поддержка.

Упорядочить все звенья и связи системы менеджмента удаленной команды помогает единый метод управления. Мы выбрали Scrum — фреймворк, при котором продукт создается поэтапно: недельными рывками, концентрацией сил всей команды.

• В понедельник мы обозначаем главную цель на неделю.
• Каждый день контролируем движение к цели.
• В конце недели подводим результаты: что получилось и где необходимы доработки.

Сегодня дистанционный формат работы оптимален для малого бизнеса. Минимальные затраты в сочетании с максимальной эффективностью и автоматизированными процессами позволяют получать гораздо больше выгоды, чем в офлайне.